Questa guida introduce la liberatoria fotografica come il documento con cui la persona ritratta autorizza l’utilizzo delle proprie immagini, spiegandone le implicazioni legali ed etiche e il rapporto con la protezione dei dati personali. Fornisce indicazioni pratiche per redigere un testo chiaro e valido alla luce del GDPR, affronta le principali situazioni controverse come i minori e l’uso commerciale delle fotografie, e suggerisce come prevenire contestazioni rispettando la dignità e la privacy dei soggetti ritratti. L’obiettivo è aiutare fotografi, organizzatori e privati a gestire in modo responsabile il consenso e l’uso delle immagini.
Come scrivere una Liberatoria fotografica
Una liberatoria fotografica deve descrivere con chiarezza e precisione l’accordo tra la persona ritratta (o il suo rappresentante legale) e chi intende usare le immagini, stabilendo in modo inequivocabile che diritti vengono concessi, a quali condizioni e per quale scopo. Il documento deve identificare accuratamente le parti coinvolte: il nome completo, i dati di contatto e, se pertinente, la qualifica giuridica della parte che concede il consenso (ad esempio genitore o tutore nel caso di minorenne) e del titolare delle immagini (fotografo, casa di produzione, agenzia). È fondamentale indicare in modo univoco le immagini oggetto della liberatoria; ciò può avvenire tramite la data e il luogo dello shooting, numeri di file o nomi dei master file, riferimenti a prove fotografiche allegate o una descrizione dettagliata delle scene e dei soggetti ripresi, così che non rimangano ambiguità su quali scatti siano coperti dal consenso.
La liberatoria deve specificare la natura dei diritti concessi: se si tratta di una cessione totale del copyright o di una licenza d’uso, distinguendo tra diritti di riproduzione, distribuzione, comunicazione al pubblico, pubblicazione online, stampa, sfruttamento commerciale, merchandising, sincronizzazione con audio/video e creazione di opere derivate. È essenziale definire anche la portata della licenza in termini di durata (temporanea o perpetua), territorio (nazionale, internazionale o limitato a determinati Stati), ambito d’uso (editoriale, promozionale, pubblicitario, istituzionale, commerciale, esposizione in gallerie, archivio, utilizzo per formazione o ricerca, inclusa l’eventuale impiego per l’addestramento di sistemi di intelligenza artificiale) e se la licenza sia esclusiva o non esclusiva. Devono essere chiaramente indicate eventuali limitazioni specifiche, per esempio divieti di utilizzo in contesti sensibili, politici o sessuali, e le condizioni relative alla modifica delle immagini, al ritocco o all’inserimento in montaggi che possano alterare significativamente l’integrità o il messaggio originario della fotografia.
La questione della proprietà intellettuale va trattata esplicitamente: se il fotografo mantiene il diritto d’autore oppure se lo trasferisce al committente; nel caso di trasferimento, il documento dovrebbe precisare l’estensione della cessione e gli eventuali diritti residui del fotografo. Vanno altresì affrontati i diritti morali del soggetto ritratto e dell’autore: se la persona ritratta rinuncia, nei limiti consentiti dalla legge vigente, al diritto di opporsi a certe utilizzazioni o a richiedere attribuzione e rispetto dell’opera, e se l’autore rinuncia al diritto di paternità o integrità dell’opera; molte giurisdizioni riconoscono limiti a tali rinunce, quindi la redazione deve tenerne conto.
Aspetti economici e compensi devono comparire in modo trasparente: la liberatoria deve indicare la corrispettività pattuita, se esistente, cioè la somma o altra prestazione a titolo di compenso, le modalità e i tempi di pagamento, e se l’autorizzazione è prestata a titolo gratuito. Nel caso di compensi futuri legati a exploit particolari (royalty, percentuali sulle vendite, pagamenti contingentati) occorre dettagliare le modalità di calcolo e di rendicontazione. È utile anche stabilire chi è responsabile di eventuali tasse o contributi connessi al pagamento.
La liberatoria deve contenere garanzie e dichiarazioni delle parti: la persona ritratta dichiara di avere la capacità legale per concedere il consenso e di non essere vincolata da altri accordi che limiterebbero l’uso delle proprie immagini; se si tratta di un minorenne, il genitore o tutore dichiara di avere l’autorità per sottoscrivere il documento e di autorizzare l’uso delle fotografie. È importante inserire anche dichiarazioni riguardo a terzi diritti: che non esistono diritti di terzi sulle immagini (ad esempio proprietà intellettuale di oggetti ripresi, diritti di luogo privato, marchi visibili) o, se esistono, che il titolare ha ottenuto le necessarie autorizzazioni supplementari (release di proprietà, permessi di location, liberatorie su marchi e opere protette). Spesso è inclusa una clausola di manleva a favore del fotografo e dell’utilizzatore che sollevi questi soggetti da eventuali reclami derivanti da violazioni di tali diritti.
Devono comparire clausole che disciplinino le garanzie relative a responsabilità e indennizzo: chi assume l’onere delle controversie derivanti dall’uso delle immagini, le spese legali, e fino a quale limite. È opportuno stabilire anche le conseguenze in caso di violazione delle condizioni della liberatoria, prevedendo rimedi quali sospensione dell’uso, risarcimento danni o altre misure concordate.
Il modo in cui il consenso può essere revocato o limitato dovrebbe essere trattato con attenzione: una liberatoria può prevedere che il consenso sia irrevocabile per usi già intrapresi prima della revoca, o che la revoca sia soggetta a condizioni e preavvisi. Molte volte si specifica che non è possibile ritirare il consenso per usi già effettuati e pubblicati, ma che è possibile limitare future pubblicazioni; tali disposizioni devono essere chiare per evitare interpretazioni contraddittorie.
Considerazioni pratiche e formali includono indicare il luogo e la data di sottoscrizione, prevedere blocchi per la firma autografa del soggetto o del rappresentante legale e, se desiderabile per maggiore certezza probatoria, la firma del fotografo o del rappresentante dell’utilizzatore, oltre all’eventuale firma di testimoni o autenticazione notarile nei casi che lo richiedono. Quando le firme sono elettroniche, la liberatoria dovrebbe prevedere la tecnologia usata e la conformità alle normative applicabili in materia di firme elettroniche. È utile inserire un riferimento alla possibilità di allegare copie delle immagini alla liberatoria o di indicare un link sicuro dove visualizzarle, e di specificare come verranno conservati i dati personali associati alle immagini.
In relazione alla protezione dei dati personali, e in particolare in contesti soggetti al GDPR o ad altre normative sulla privacy, la liberatoria dovrebbe contenere un’informativa chiara sulla finalità del trattamento delle immagini, la base giuridica del trattamento (consenso esplicito), il periodo di conservazione dei materiali, i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) e le modalità per esercitarli, oltre ai dati del responsabile del trattamento e, se del caso, del responsabile della protezione dei dati. Nel caso di categorie speciali di dati (ad esempio informazioni relative alla salute o all’origine etnica) sono necessarie misure aggiuntive e specifiche autorizzazioni.
Per situazioni particolari la liberatoria dovrebbe contenere clausole adattate: nel caso di minorenni, oltre all’indicazione della data di nascita, va inserita la dichiarazione del genitore o tutore, talvolta affiancata dal consenso espresso del minorenne se in grado di comprenderne il significato. Se le immagini riguardano luoghi privati, opere d’arte protette da diritti d’autore, marchi o proprietà intellettuali di terzi, occorre indicare le liberatorie addizionali ottenute o prevedere che l’autorizzazione è subordinata a tali acquisizioni. Se le immagini verranno utilizzate per endorsement pubblicitari o per favorire prodotti/servizi, è importante che il soggetto comprenda e dichiari di non essere vincolato da conflitti di interesse o da obblighi contrattuali che ne proibiscano l’impiego in quel contesto.
Infine la liberatoria dovrebbe prevedere la legge applicabile e la giurisdizione competente per la risoluzione di eventuali controversie, nonché clausole di salvaguardia che dichiarino la separabilità delle singole disposizioni: se una parte del contratto è ritenuta invalida, le restanti rimangono efficaci. Per una corretta tutela delle parti e per conformità alle normative locali, è sempre consigliabile che il testo venga redatto o almeno revisionato da un legale esperto nella giurisdizione pertinente, in modo da adattare termini come la liceità delle rinunce dei diritti morali, le prescrizioni relative ai consensi dei minorenni e i requisiti di conformità al GDPR o ad altre leggi sulla privacy.
Esempio di Liberatoria fotografica
LIBERATORIA FOTOGRAFICA
1. Parti
– Titolare/Produttore/Responsabile dell’utilizzo delle immagini:
Nome/Ragione sociale: ________________________________________
Indirizzo: _________________________________________________
C.F./P.IVA: ________________________________________________
Tel./Email: ________________________________________________
– Persona ritratta (o genitore/tutore se minorenne):
Nome e cognome: ____________________________________________
Nato/a il: __/__/____ a: ____________________________________
Residente in: ______________________________________________
Indirizzo: _________________________________________________
Documento d’identità (tipo e n.): _____________________________
Rilasciato da: ___________________ il: __/__/____
Tel./Email: ________________________________________________
2. Oggetto
Con la presente il/la sottoscritto/a dichiara di aver partecipato o di partecipare a riprese fotografiche effettuate dal/dalla sopraindicato/a Titolare/Produttore in data/e: __/__/____ (o periodo: ___________________) relative a: ______________________________________________________________ (descrizione dell’evento, servizio fotografico, progetto, ecc.).
3. Autorizzazione e cessione dei diritti
Il/la sottoscritto/a autorizza irrevocabilmente e a titolo (indicare una opzione): [ ] gratuito [ ] oneroso (specificare) € __________ il/la Titolare/Produttore:
– a utilizzare, riprodurre, pubblicare, divulgare, distribuire, esporre, adattare, modificare, trasformare e inserire in opere composte le fotografie e le immagini (di seguito “Immagini”) in cui è riconoscibile;
– a utilizzare le Immagini su qualsiasi supporto e mezzo conosciuto o futuro, inclusi a titolo esemplificativo stampa, pubblicazioni, brochure, materiali promozionali, siti web, blog, social media, televisioni, piattaforme digitali, esposizioni, archivi e campagne pubblicitarie;
– a concedere a terzi licenze o cedere i diritti relativi alle Immagini, compresa la possibilità di sublicenzionare;
– a conservare e archiviare le Immagini.
La presente autorizzazione è concessa su base mondiale e per tutta la durata massima consentita dalla legge (inclusa la durata perpetua ove consentito).
4. Rinunce
Il/la sottoscritto/a dichiara di non avere nulla a pretendere a titolo di compenso aggiuntivo oltre quanto indicato (se previsto) e rinuncia a qualsiasi pretesa economica o di natura patrimoniale connessa all’utilizzo delle Immagini come sopra autorizzato. Il/la sottoscritto/a dichiara altresì di non opporsi all’uso delle Immagini per le finalità indicate.
5. Trattamento dei dati personali (GDPR)
Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile, il/la sottoscritto/a autorizza il trattamento dei propri dati personali e delle Immagini per le finalità connesse all’utilizzo e alla conservazione delle Immagini come specificato nella presente liberatoria. Il trattamento sarà effettuato dal Titolare nei limiti e con le modalità necessarie al perseguimento delle finalità indicate. I diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) possono essere esercitati contattando il Titolare ai recapiti sopra indicati.
6. Revoca
La presente liberatoria può essere revocata mediante comunicazione scritta al Titolare; la revoca avrà effetto solo per utilizzi futuri e non potrà essere opposta alle utilizzazioni già effettuate legittimamente prima della ricezione della revoca.
7. Minorenni
Se la persona ritratta è minorenne, il/la sottoscritto/a dichiara di essere genitore/tutore legale del minore e di avere tutti i poteri per rilasciare il presente consenso per conto del minore. In tal caso si allega copia del documento d’identità del genitore/tutore.
8. Dichiarazioni finali
Il/la sottoscritto/a dichiara che le informazioni fornite sono veritiere e che non esistono terzi detentori di diritti che possano ostacolare le autorizzazioni qui concesse. Il/la sottoscritto/a manleva il Titolare/Produttore da qualsiasi pretesa di terzi derivante dall’uso delle Immagini secondo i termini di questa liberatoria.
9. Legge applicabile e foro competente
Per tutto quanto non espressamente previsto si applica la legge italiana. Per eventuali controversie sarà competente il foro di: __________________________ (in mancanza, il foro del luogo di residenza del soggetto ritratto).
Luogo e data: _______________________, li __/__/____
Firma del soggetto ritratto (o del genitore/tutore se minorenne):
________________________________________
Nome in stampatello:
________________________________________
Documento d’identità allegato (tipo e n.):
________________________________________
Firma del Titolare/Produttore:
________________________________________
Nome in stampatello:
________________________________________