Questa breve guida offre indicazioni pratiche per predisporre una liberatoria dei dipendenti relativa all’utilizzo di sistemi di videosorveglianza, con attenzione ai principi di liceità, minimizzazione e trasparenza previsti dal GDPR e dalla normativa nazionale. Spiegheremo quali elementi non possono mancare in un documento valido, le alternative al consenso nei rapporti di lavoro, e le cautele da adottare per tutelare i diritti degli interessati, dalla conservazione delle immagini all’esercizio delle richieste di accesso. L’obiettivo è fornire strumenti concreti per armonizzare le esigenze di sicurezza aziendale con le garanzie di riservatezza dei lavoratori, ricordando quando è opportuno coinvolgere il responsabile della protezione dei dati o un consulente legale.
Come scrivere una Liberatoria dipendenti per videosorveglianza
Per predisporre una liberatoria o, più correttamente, una informativa e un documento che i dipendenti devono sottoscrivere in relazione alla videosorveglianza sul luogo di lavoro, è necessario inserire in modo chiaro, completo e giuridicamente coerente tutte le informazioni che permettano al lavoratore di comprendere chi tratta i suoi dati, perché, con quali garanzie e quali conseguenze pratiche derivano dall’installazione e dall’uso degli impianti. Prima di tutto occorre indicare con precisione l’identità del titolare del trattamento, comprensiva di ragione sociale, sede legale e recapiti utili per l’esercizio dei diritti; se è stato designato un responsabile della protezione dei dati (DPO) o un referente privacy interno, vanno forniti nome e modalità di contatto. È indispensabile descrivere in maniera dettagliata le finalità del trattamento per immagini: non bastano formule generiche, ma va spiegato se le telecamere sono installate per prevenzione di furti e reati, per sicurezza dei lavoratori, per controllo accessi, per tutela del patrimonio aziendale o per finalità organizzative; se esistono finalità ulteriori o secondarie (ad esempio conservazione come prova per procedimenti disciplinari o penali) queste devono essere indicate separatamente e motivate in termini di necessità e proporzionalità.
La liberatoria/informativa deve chiarire la base giuridica che legittima il trattamento. Nel contesto del rapporto di lavoro occorre esplicitare che, per il rapporto di subordinazione, il consenso del lavoratore non è normalmente considerato una base valida a causa dello squilibrio di potere; pertanto l’azienda deve indicare se il trattamento si fonda su obblighi contrattuali o normativi, sul legittimo interesse del titolare, su esigenze di sicurezza o su altra base prevista dal GDPR. Se la videosorveglianza coinvolge aree di normativa speciale (per esempio dati biometrici, o il rilevamento automatico di presenze mediante riconoscimento facciale), è necessario dichiararlo esplicitamente e segnalare la maggiore tutela prevista dalla legge, con eventuale divieto o limitazione e l’effettuazione di una valutazione d’impatto (DPIA). In ogni caso va richiamata la disciplina nazionale applicabile, con specifico riferimento agli eventuali obblighi derivanti dallo Statuto dei Lavoratori (articolo 4 della legge n. 300/1970), indicando se è stata ottenuta una preventiva intesa con le rappresentanze sindacali o una autorizzazione dall’Autorità competente, oppure se si è proceduto secondo disposizioni previste dalla contrattazione collettiva; questa parte deve essere sufficientemente documentata e allegabile per iscritto.
Deve essere spiegato in che cosa consistono i dati trattati: tipicamente immagini video (e se previste, registrazioni audio), con specifica sulle aree riprese (aree comuni, ingressi, postazioni di lavoro, reparti produttivi ecc.), la collocazione dei dispositivi di ripresa e gli orari di funzionamento. Se il trattamento prevede una particolare tecnologia di analisi (analisi comportamentale, riconoscimento facciale, geolocalizzazione, analytics di movimento), occorre descriverla e segnalare i rischi aggiuntivi. La liberatoria deve indicare i soggetti che avranno accesso alle immagini e per quali finalità: personale interno (sicurezza, HR, responsabili del trattamento), responsabili esterni nominati dall’azienda, autorità pubbliche in caso di richiesta; bisogna altresì precisare che l’accesso alle immagini è limitato ai casi strettamente necessari e regolato da incarichi formali, obblighi di riservatezza e registri degli accessi.
La durata di conservazione delle immagini è un elemento essenziale e va fissata in termini concreti: non è sufficiente dire “per il tempo necessario”, ma bisogna indicare un periodo definito o i criteri che ne determinano la durata, declinando eventuali differenze tra registrazioni ordinarie (tipicamente breve, giustificata da esigenze di sicurezza, es. poche decine di ore/giorni) e registrazioni conservate per accertamenti, contenziosi o indagini (in cui la copia viene trattenuta per il tempo necessario all’espletamento della procedura probatoria). Vanno descritte le modalità di cancellazione e le misure tecniche per garantire che la cancellazione sia effettiva e non recuperabile, così come ogni processo di archiviazione separata e protetta per finalità di indagine.
È fondamentale indicare le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate per proteggere le immagini e i dati personali: criteri di cifratura, pseudonimizzazione ove applicabile, gestione delle credenziali, separazione degli ambienti di archiviazione, log degli accessi, backup, controlli fisici sulle sale di registrazione, formazione del personale incaricato e procedure disciplinari in caso di violazioni. La liberatoria deve anche chiarire se e in che termini i dati possono essere trasferiti fuori dall’Unione Europea e quali garanzie vengono adottate (es. clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza, misure supplementari).
I diritti dell’interessato previsti dal GDPR debbono essere esplicitati e spiegati in modo comprensibile: il diritto di accesso alle registrazioni che lo riguardano, il diritto di ottenere rettifica o cancellazione, la possibilità di chiedere la limitazione del trattamento, l’opposizione al trattamento per motivi legittimi, il diritto alla portabilità quando applicabile e il diritto di proporre reclamo presso l’autorità di controllo (per l’Italia, il Garante per la protezione dei dati personali), con indicazione dei relativi riferimenti. Va altresì chiarito come il lavoratore può esercitare tali diritti in pratica: procedura interna per la richiesta di accesso alle immagini, tempi previsti per la risposta, eventuali limiti all’accesso (per esempio per la tutela di terzi o per esigenze di sicurezza o di indagine). Se il conferimento dei dati è obbligatorio per legge o per il contratto e se il rifiuto comporta conseguenze specifiche (ad es. impedimento all’accesso in determinati ambienti o impossibilità di svolgere alcune mansioni), ciò deve essere dichiarato in modo trasparente.
La liberatoria dovrebbe inoltre prevedere l’informazione su controlli e garanzie interne: esistenza di un regolamento aziendale specifico disciplinante la gestione delle immagini, modalità di conservazione dei registri degli accessi, tempistiche e modalità della revisione periodica delle installazioni e delle finalità, responsabilità disciplinari per abusi nell’accesso o nell’uso delle immagini. Qualora la videosorveglianza serva per attività potenzialmente invasive rispetto alla privacy dei lavoratori, la documentazione deve allegare o richiamare la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) prevista dall’articolo 35 del GDPR, con descrizione dei rischi identificati e delle misure adottate per mitigarli; la sottoscrizione da parte del lavoratore può includere l’attestazione di aver ricevuto copia dell’informativa e del regolamento interno, nonché di aver preso visione delle misure di sicurezza e dei canali per presentare reclami interni.
Infine è opportuno prevedere chiarimenti pratici: l’esistenza e la collocazione della segnaletica che informa della presenza di sistemi di videosorveglianza, la descrizione di eventuali limitazioni all’uso di registrazioni per finalità disciplinari o valutative del personale (per le quali vigono particolari cautele e spesso divieti secondo la normativa sul controllo a distanza), e la precisazione che la sottoscrizione non sostituisce eventuali obblighi di informazione previsti dallo Statuto dei Lavoratori o dalla contrattazione collettiva. Pur tratteggiando in modo esauriente tutti gli elementi sopra indicati, è consigliabile prevedere che il documento sia rivisto e adattato da un consulente legale o dal DPO dell’azienda per tener conto della specifica situazione operativa, delle tecnologie impiegate e delle più recenti pronunce autoritative in materia di protezione dei dati e diritto del lavoro.
Esempio di Liberatoria dipendenti per videosorveglianza
Avvertenza: il presente modello è fornito a solo scopo informativo e non costituisce consulenza legale; per adattarlo alla situazione concreta e garantire conformità normativa si raccomanda di consultare un professionista qualificato.
LIBERATORIA / CONSENSO INFORMATIVO PER IL TRATTAMENTO DI IMMAGINI MEDIANTE VIDEOSORVEGLIANZA
Titolare del trattamento
– Ragione sociale: [NOME AZIENDA]
– Sede legale: [INDIRIZZO]
– Responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato: [NOME E CONTATTI]
– Referente per la videosorveglianza: [NOME E CONTATTI]
Interessato
– Nome e Cognome: _________________________________
– Mansione/qualifica: _______________________________
– Reparto/Unità: __________________________________
– Matricola/ID dipendente: __________________________
1. Finalità del trattamento
Le immagini raccolte mediante il sistema di videosorveglianza sono trattate per le seguenti finalità:
– tutela della sicurezza delle persone e dei beni aziendali;
– prevenzione e accertamento di illeciti, frodi, furti o danni;
– controllo degli accessi e gestione della sicurezza degli stabilimenti;
– eventuali obblighi di legge o adempimenti amministrativi.
2. Base giuridica
La base giuridica del trattamento è costituita da: [indicare, a seconda del caso, “esigenze di legittimo interesse del titolare” e/o “adempimento di obblighi di legge” e/o altro]. Laddove sia richiesto, il consenso espresso potrà integrare la base giuridica; si precisa che, ove il rapporto di lavoro comporti squilibrio di potere tale da rendere il consenso non libero, il trattamento sarà comunque fondato sulle altre basi giuridiche applicabili.
3. Ambito di registrazione e tipologia di dati
– Aree sottoposte a videosorveglianza: [ELENCO AREE/PIANTE PIANIMETRICHE]
– Tipologia di dati: immagini video e, se presenti, audio limitato alle telecamere dotate di microfono [specificare se audio non raccolto].
4. Modalità di trattamento
Le immagini sono trattate mediante strumenti automatizzati e manuali, con misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati e limitarne l’accesso ai soli soggetti autorizzati.
5. Conservazione delle registrazioni
Le registrazioni saranno conservate per un periodo massimo di [N] giorni, salvo necessità di conservazione per finalità probatorie o obblighi di legge che ne richiedano la conservazione per un periodo diverso. Trascorso il termine, i dati saranno cancellati o resi anonimi.
6. Comunicazione e diffusione
Le immagini possono essere condivise, se necessario e nei limiti di legge, con:
– autorità giudiziarie e di pubblica sicurezza;
– consulenti e incaricati esterni per esigenze istruttorie o investigative;
– soggetti terzi coinvolti per adempimenti contrattuali o di legge.
Le immagini non saranno diffuse pubblicamente senza il consenso dell’interessato, salvo obblighi di legge.
7. Diritti dell’interessato
Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale applicabile, l’interessato ha diritto a:
– accesso ai dati e copia delle registrazioni, nei limiti del possibile e compatibilmente con terzi diritti;
– rettifica dei dati inesatti;
– cancellazione (diritto all’oblio), ove applicabile;
– limitazione del trattamento;
– opposizione al trattamento per motivi legittimi;
– portabilità dei dati, se applicabile;
– proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Per esercitare i diritti o per informazioni contattare il titolare al recapito indicato sopra.
8. Effetti del rifiuto o del ritiro del consenso
Il rifiuto a fornire il consenso o il successivo ritiro dello stesso potrebbe influire sull’esecuzione di specifiche attività previste in azienda; dove il trattamento sia basato su altri fondamenti giuridici, il ritiro del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati.
Dichiarazione liberatoria e consenso
Il/la sottoscritto/a, avendo ricevuto e letto l’informativa di cui sopra, dichiara di essere stato/a informato/a sulle finalità, le modalità del trattamento e sui diritti riconosciuti, e:
(Barrare la casella corrispondente)
[ ] presta il proprio consenso al trattamento delle immagini personali registrate dalle telecamere installate nelle aree indicate, per le finalità sopra elencate.
[ ] non presta il consenso (dichiarazione facoltativa da valutare in funzione dell’assetto giuridico aziendale).
Data: __/__/20__
Luogo: ___________________________
Firma del dipendente: _______________________________
Firma del rappresentante del titolare (ricevuta dell’informativa): _______________________________
Note operative (per uso interno)
– Identificare le telecamere e posizionare cartelli informativi conformi alla normativa;
– Conservare copia della presente liberatoria nella pratica personale del dipendente.
(Spazio per eventuali osservazioni del dipendente) ________________________________________________________________________
Fimare per ricevuta: _______________________________