Questa guida fornisce le informazioni essenziali per comprendere, redigere e utilizzare correttamente una liberatoria per riprese video. Spiega a chi serve, quali elementi fondamentali garantiscono il consenso informato e la tutela della privacy, e offre indicazioni pratiche per gestire i diritti d’immagine evitando contestazioni legali. L’obiettivo è aiutare operatori, organizzatori e partecipanti a stabilire regole chiare e trasparenti sull’uso di immagini e filmati, rendendo semplice e sicura la raccolta del consenso.
Come scrivere una Liberatoria riprese video
In quanto esperto, ti spiego in modo approfondito quali informazioni devono comparire in una liberatoria per riprese video affinché il documento sia chiaro, efficace e minimizzi future contestazioni. Innanzitutto la liberatoria deve identificare con precisione le parti coinvolte: il soggetto che concede il consenso (persona fisica o rappresentante legale se minorenne o incapace) con nome completo, data di nascita, indirizzo, codice fiscale o altro documento di identificazione, e l’entità che acquisisce i diritti (produzione, società di produzione, committente) con ragione sociale, indirizzo legale e recapiti di contatto; è utile inserire anche il riferimento a eventuale responsabile del trattamento dati o al DPO qualora applicabile, perché la liberatoria spesso costituisce anche consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR. Occorre poi descrivere in modo dettagliato l’oggetto del consenso: la tipologia di riprese (video, audio ambientale, interviste, voice over), il progetto o il prodotto a cui le riprese si riferiscono (titolo provvisorio o descrizione delle finalità editoriali/commerciali), le date e i luoghi delle riprese e qualsiasi condizione tecnica rilevante (es. riprese di close-up, droni, uso di immagini per montaggi, realtà aumentata o deepfake), così che non restino ambiguità sul contesto in cui la persona sarà ripresa.
Fondamentale è la clausola che definisce l’estensione dei diritti ceduti: deve essere esplicito se il soggetto concede il diritto di registrare, riprodurre, utilizzare, ripubblicare, modificare, sincronizzare con musica, adattare e distribuire le immagini e la voce, nonché il diritto di concedere sublicenze e trasferire tali diritti a terzi. Devono essere indicate con chiarezza la durata dell’autorizzazione (es. limitata nel tempo o in perpetuo), il territorio di utilizzo (nazionale, europeo, mondiale) e i canali di diffusione autorizzati (televisione, cinema, web, social network, materiale promozionale, piattaforme di streaming), specificando se l’uso previsto è commerciale, promozionale o esclusivamente informativo/editoriale. Se l’utilizzo comprende la possibilità di editing, manipolazione digitale, compositing o altro trattamento che può alterare l’immagine o la voce della persona, va esplicitato perché alcuni soggetti potrebbero non accettare modifiche sensibili alla loro rappresentazione.
La liberatoria deve altresì disciplinare il tema della remunerazione e dei crediti: occorre indicare se il consenso è prestato a titolo gratuito o dietro corrispettivo, la natura del corrispettivo (una tantum, royalty), le modalità di pagamento e se è previsto il riconoscimento di un credito nominale (come e in quali contesti dovrà apparire). È importante trattare la questione delle garanzie e delle dichiarazioni: il soggetto che firma deve dichiarare di avere il diritto di concedere il consenso (o, nel caso di minorenni, che il firmatario è il titolare della patria potestà o altra figura autorizzata), che non esistono vincoli preesistenti che impediscano la liberatoria e che non sono in corso controversie che possano limitare l’uso delle immagini. Dalla parte della produzione può essere inserita una clausola di manleva per coprire eventuali richieste di terzi legate all’uso delle immagini, stabilendo responsabilità e oneri di difesa in caso di contestazioni.
Poiché le immagini sono dati personali, la liberatoria deve contenere le informazioni previste dal GDPR: l’identità e i contatti del titolare del trattamento, le finalità del trattamento (ad esempio produzione e diffusione del video a fini promozionali e/o commerciali), la base giuridica (il consenso), il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo, i destinatari o le categorie di destinatari dei dati (inclusi eventuali trasferimenti verso paesi terzi o piattaforme estere) e i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità) con le modalità per esercitarli e l’avvertimento del diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo. Va specificato anche il trattamento di dati sensibili se per caso emergessero informazioni sanitarie o altri elementi particolari durante le riprese, con l’indicazione della necessità di un’esplicita autorizzazione aggiuntiva conformemente alla normativa.
Nel caso di soggetti minorenni o incapaci, la liberatoria deve prevedere clausole specifiche: il consenso va raccolto dal genitore o dal tutore legale, indicando la qualifica del firmatario e inserendo i riferimenti del minore; è opportuno chiarire fino a quale età il consenso rimane valido e come sarà gestita la revoca del consenso. Per motivi di prudenza, quando sono coinvolte persone non pienamente consenzienti o in contesti sensibili (ad esempio riprese in ambito sanitario, scolastico o carcerario) va indicato che sono state ottenute le autorizzazioni previste dalla legge o dai regolamenti competenti.
Una liberatoria completa include clausole relative a limitazioni e revoca: se la parte vuole consentire una facoltà di recesso o revoca del consenso, deve essere definito il procedimento, i tempi e le conseguenze pratiche (per esempio il divieto di utilizzo futuro ma l’impossibilità di ritirare le copie già diffuse o la conservazione degli originali già prodotti). Spesso le produzioni richiedono che il consenso sia irrevocabile e illimitato, ma è corretto descrivere in modo trasparente gli effetti di una eventuale revoca e le eccezioni, per evitare aspettative irrealistiche. Occorre inoltre disciplinare la riservatezza: se alcune informazioni raccolte durante le riprese devono rimanere confidenziali, la liberatoria dovrebbe indicarlo e prevedere eventuali sanzioni per la divulgazione non autorizzata.
Non vanno dimenticate le clausole pratiche e formali: il luogo e la data di firma, la firma autografa del soggetto o del suo rappresentante e, se opportuno, la firma di un testimone o la certificazione dell’identità (copia di un documento allegato). È utile prevedere la consegna di una copia al firmatario e indicare la lingua del documento quando si lavora con soggetti di diversa nazionalità, specificando quale versione prevale in caso di discrepanze. Per salvaguardare la produzione è prassi includere una clausola che autorizza l’uso del nome, della voce e di eventuali dichiarazioni del soggetto, nonché la facoltà di associare l’immagine a testi, musica o messaggi pubblicitari.
Infine, poiché esistono numerose variabili legate all’ordinamento locale e alla natura del progetto, conviene prevedere una clausola di legge applicabile e foro competente per eventuali controversie, pur mantenendo la priorità di eventuali norme imperative (ad esempio quelle a tutela dei minori). È buona pratica accompagnare il linguaggio legale con una breve spiegazione in termini semplici delle conseguenze del consenso, in modo che la persona possa davvero fornire un consenso informato. Per una formulazione definitiva e conforme alla normativa vigente è consigliabile far revisionare il testo da un avvocato specializzato in diritto d’autore, diritto della privacy e diritto civile, poiché alcuni aspetti (in particolare il trattamento dei dati personali, l’uso commerciale delle immagini e le limitazioni sulle modalità di modifica dell’immagine) possono richiedere formulazioni specifiche e aggiornate alla giurisprudenza corrente.
Esempio di Liberatoria riprese video
LIBERATORIA PER RIPRESE VIDEO
Tra:
1) [Nome o Ragione Sociale del Produttore / Autore / Società] con sede in [Indirizzo], P.IVA / CF [________], rappresentata da [Nome e Cognome del Rappresentante], di seguito denominata “Produttore”;
e
2) Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a il [gg/mm/aaaa] a [Luogo], residente in [Indirizzo], codice fiscale [________], documento d’identità n. [________] rilasciato da [________] il [gg/mm/aaaa], telefono [________], e-mail [________], di seguito denominato/a “Partecipante”;
PREMESSO CHE
a) Il Produttore intende realizzare riprese video, registrazioni audio e materiali connessi relativi al progetto intitolato “[Titolo/Descrizione del Progetto]” (di seguito “Progetto”);
b) Il Partecipante è disponibile a partecipare alle riprese e a concedere i diritti di utilizzazione delle proprie immagini, voce e performance;
Si conviene e stipula quanto segue:
1. Oggetto della liberatoria
Il Partecipante autorizza sin d’ora il Produttore a effettuare, registrare e utilizzare riprese video, fotografie e registrazioni audio contenenti l’immagine, la voce, il nome, la biografia e la performance del Partecipante (di seguito collettivamente le “Riprese”) realizzate in occasione del Progetto svolto in data/e [gg/mm/aaaa] presso [luogo/i delle riprese] e/o in eventuali giorni successivi.
2. Concessione dei diritti
Il Partecipante concede al Produttore, a titolo gratuito e definitivo, il diritto esclusivo o non esclusivo (a scelta del Produttore) di utilizzare, riprodurre, modificare, adattare, editare, pubblicare, distribuire, trasmettere, trasmettere via streaming, trasmettere in televisione, distribuire su piattaforme digitali, social network, sito web, materiale promozionale, commerciale e istituzionale, e in generale impiegare le Riprese in qualsiasi forma e su qualsiasi supporto noto o futuro, per tutte le finalità connesse al Progetto e per attività promozionali o commerciali correlate, senza limiti di tempo e senza restrizioni territoriali (mondiale).
3. Compenso
Il Partecipante dichiara di aver ricevuto adeguata informazione e, salvo diverso accordo scritto tra le parti, di non vantare alcun diritto a ricevere ulteriori compensi, royalty, percentuali o altro corrispettivo per l’uso delle Riprese come descritto nel presente atto.
4. Diritti morali
Il Partecipante dichiara di rinunciare, nei limiti consentiti dalla legge, a qualsiasi pretesa per violazione di diritti connessi alla paternità dell’opera o simili diritti morali derivanti dall’uso, dalla modifica e dall’adattamento delle Riprese come previsto nel presente accordo, fermo restando il rispetto delle normative inderogabili.
5. Liberatoria e manleva
Il Partecipante libera e manleva il Produttore, i suoi rappresentanti, dipendenti, collaboratori, licenziatari e cessionari da qualsiasi responsabilità, reclamo, richiesta, azione legale, danno, costo o spesa (comprese le spese legali) derivante dall’uso delle Riprese nei termini previsti dal presente accordo, ivi inclusi reclami relativi a diritto d’immagine, diffamazione, violazione della privacy o diritti di terzi, salvo il caso di dolo o colpa grave da parte del Produttore.
6. Trattamento dei dati personali
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile, il Partecipante presta il proprio consenso al trattamento dei dati personali forniti in relazione al presente accordo per le finalità connesse alla produzione, conservazione e utilizzazione delle Riprese. I dati potranno essere comunicati a soggetti coinvolti nella realizzazione, distribuzione e promozione del Progetto. Il Partecipante ha il diritto di chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge, nonché di opporsi al trattamento e di richiedere la portabilità dei dati, rivolgendosi al titolare del trattamento indicato dal Produttore.
7. Utilizzo per fini promozionali e commerciali
Il Partecipante riconosce e accetta che le Riprese potranno essere utilizzate anche per scopi pubblicitari, promozionali e commerciali del Produttore o di terzi autorizzati da quest’ultimo, senza ulteriori autorizzazioni o compensi.
8. Durata e territorio
La presente liberatoria è concessa a tempo illimitato e con efficacia su tutto il territorio mondiale.
9. Riprese di minori
Qualora il Partecipante sia minorenne, il presente modulo deve essere sottoscritto dal genitore o dal tutore legale: il sottoscritto genitore/tutore [Nome e Cognome], nato/a il [gg/mm/aaaa], residente in [Indirizzo], codice fiscale [________], autorizza espressamente la partecipazione del minore [Nome e Cognome del Minore] e concede tutti i diritti di cui alla presente liberatoria. Il genitore/tutore dichiara inoltre di avere la potestà genitoriale o la tutela e di assumersi ogni responsabilità in ordine alla partecipazione del minore.
10. Rispetto della normativa e autorizzazioni
Il Partecipante dichiara di non essere vincolato da obblighi di segretezza o da altri rapporti che possano limitare la presente autorizzazione e di essere titolare dei diritti necessari per concedere quanto previsto nel presente documento. Qualora vi siano diritti di terzi relativi a elementi oggetto delle Riprese, il Partecipante si impegna a procurare le necessarie autorizzazioni.
11. Clausola risolutiva e revoca del consenso
Il Partecipante prende atto che la revoca del consenso potrà essere esercitata nei limiti e nei modi previsti dalla normativa applicabile ma non pregiudicherà l’utilizzo delle Riprese già effettuato e le attività già compiute dal Produttore sulla base del consenso prestato. Eventuali richieste di revoca dovranno essere indirizzate al Produttore per iscritto.
12. Legge applicabile e foro competente
Il presente accordo è regolato dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione, esecuzione e validità del presente accordo sarà competente, in via esclusiva, il Foro di [________], salvo diversa inderogabile disposizione di legge.
13. Disposizioni finali
Il presente documento costituisce l’integrale accordo tra le parti in relazione alle materie qui trattate e annulla e sostituisce ogni precedente intesa, verbale o scritta. Eventuali modifiche dovranno essere formalizzate per iscritto e sottoscritte da entrambe le parti.
Luogo e data: [Città], li [gg/mm/aaaa]
Il/La Partecipante
Firma: ______________________________
(leggibile: [Nome e Cognome])
Per i minori: Genitore/Tutore
Nome e Cognome: ______________________
Firma: ______________________________
(leggibile)
Per il Produttore
Nome e Cognome del rappresentante: ______________________
Qualifica: ______________________
Firma: ______________________________
Testimone (facoltativo)
Nome e Cognome: ______________________
Firma: ______________________________
Allegati (se presenti)
– Copia documento d’identità del Partecipante
– Copia documento d’identità del Genitore/Tutore (se minore)
– Descrizione dettagliata del Progetto / Brief delle riprese
[Fine del modulo]