Questa guida offre indicazioni chiare e pratiche per la redazione e l’uso di una liberatoria per immagini, fotografi e riprese video, aiutando a gestire il consenso, la cessione dei diritti e il rispetto della normativa sulla privacy, incluso il GDPR. Illustra quando è opportuno richiederla, quali elementi essenziali devono essere presenti per garantirne la validità e come bilanciare la tutela dei diritti dei soggetti ritratti con le esigenze di chi utilizza le immagini, riducendo il rischio di contestazioni legali. È pensata per professionisti della comunicazione, aziende e privati che vogliono utilizzare immagini in modo sicuro e conforme alla legge.
Come scrivere una Liberatoria utilizzo immagini
La liberatoria per l’utilizzo delle immagini deve innanzitutto identificare con precisione le parti coinvolte: il soggetto effigiato (indicare nome e cognome completi, data di nascita, indirizzo e un documento di identità con numero e ente rilasciante) e il titolare dei diritti o licenziante (fotografo, agenzia o committente, con ragione sociale se si tratta di persona giuridica, indirizzo, partita IVA o codice fiscale e recapiti). È importante che dalla liberatoria risulti chiaramente la data e il luogo dello scatto o dell’evento e una descrizione univoca delle immagini coperte dal consenso; quando possibile si dovrebbero indicare i file, i numeri di riferimento, le cartelle o una descrizione dettagliata delle scene o dei soggetti ripresi per evitare ambiguità su quali fotografie o registrazioni siano oggetto della cessione o autorizzazione.
Deve seguire una clausola che specifichi l’estensione dei diritti concessi: se il soggetto autorizza un uso esclusivo o non esclusivo, se la cessione è a titolo gratuito o a pagamento e, in quest’ultimo caso, le modalità di compenso e le eventuali condizioni fiscali o contributive. La liberatoria deve inoltre definire l’ambito d’uso consentito, ossia i media (stampa, web, social network, televisione, affichage, materiale promozionale, materiale interno aziendale, archivi, ecc.), la finalità (editoriale, commerciale, pubblicitaria, promozionale, istituzionale, didattica o altro) e la durata e la territorialità della concessione (permanente o per un periodo determinato, e se limitata a uno o più Paesi o estesa al mondo intero).
È fondamentale prevedere il consenso a modifiche e adattamenti: la liberatoria dovrebbe specificare se il soggetto autorizza il ritocco, il ritaglio, la color correction, il montaggio e la creazione di opere derivate o composizioni con altre immagini e testi, nonché l’uso di tecniche digitali come il deep learning, l’addestramento di algoritmi o l’inclusione in database, qualora il committente intenda usare le immagini per tali scopi. Occorre anche chiarire il trattamento dei metadati e dei diritti connessi ai file digitali, inclusa la possibilità per il titolare di cancellare, modificare o sostituire i dati EXIF/IPTC.
La questione dei diritti morali e del riconoscimento è delicata: la liberatoria dovrebbe indicare se il soggetto rinuncia, nei limiti consentiti dalla legge, al diritto di opporsi a modifiche e al diritto di richiedere crediti o attribuzioni, oppure se richiede una menzione specifica dell’autore o altre forme di riconoscimento. Va ricordato che in molte giurisdizioni i diritti morali non possono essere completamente ceduti; la formulazione deve dunque essere attenta e compatibile con le norme locali, e la liberatoria dovrebbe prevedere espressamente le rinunce o le limitazioni ammesse dalla legge applicabile.
La tutela della privacy e dei dati personali richiede che la liberatoria contenga un’informativa conforme alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (ad esempio il GDPR nell’UE): deve essere spiegato come verranno trattati i dati personali del soggetto, per quali finalità, su quale base giuridica si fonda il trattamento, per quanto tempo saranno conservati, chi saranno i destinatari o i potenziali responsabili del trattamento, e quali diritti può esercitare il soggetto (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità). Se la liberatoria include l’uso delle immagini per scopi sensibili o profilazione, bisogna prevedere una specifica base giuridica e misure di garanzia.
La liberatoria deve inoltre contenere dichiarazioni e garanzie del soggetto effigiato: la conferma che è maggiorenne o, in caso di minorenni, che il modulo è firmato dal genitore o tutore legale con indicazione del grado di parentela, e la dichiarazione che il firmatario ha il diritto di concedere il permesso e che non esistono vincoli che ne limitino l’uso delle immagini. Dovrebbe comparire una clausola di manleva in cui il soggetto si impegna a non avanzare pretese verso il titolare delle immagini qualora l’uso autorizzato non violi diritti inespressi di terzi, e al contempo il titolare dichiari di non usare le immagini in modo diffamatorio, illecito o contrario agli accordi.
La parte relativa alle limitazioni d’uso e alle esclusioni merita attenzione: se esistono condizioni particolari (vietare l’uso per particolari campagne politiche, per prodotti o servizi specifici, per contesti sensibili o offensivi), queste vanno indicate con chiarezza; allo stesso modo se la cessione è soggetta a revoca o a condizioni di previa approvazione per usi particolari, la procedura per esercitare tali diritti deve essere descritta, comprese eventuali conseguenze economiche legate alla revoca o al recesso. In molte liberatorie si prevede espressamente che il consenso sia irrevocabile per la durata pattuita, ma se si vuole prevedere la possibilità di ritiro del consenso va regolamentata la sua efficacia e i limiti temporali e materiali.
Devono comparire le clausole relative alla trasferibilità e alla sublicenza: la liberatoria dovrebbe chiarire se il titolare può cedere i diritti a terzi, concedere sublicenze o vendere il materiale a partner commerciali, e con quali limiti eventualmente. È utile prevedere anche una clausola sull’indennizzo per il caso di violazione delle garanzie (ad esempio se emergono pretese di terzi per violazione di diritti d’autore o di immagine), stabilendo chi sopporterà i costi di eventuali controversie.
Non possono mancare la precisazione del diritto applicabile e della giurisdizione competente, con l’indicazione del foro scelto o di modalità alternative di risoluzione delle controversie (mediazione o arbitrato), e la data e il luogo di sottoscrizione. La firma autografa o elettronica deve essere accompagnata dai dati del firmatario; se la firma è elettronica è opportuno specificare il tipo di firma ammessa e il metodo d’identificazione utilizzato per renderla opponibile. Può essere prevista la possibilità che una copia scansionata o conservata digitalmente abbia la stessa efficacia dell’originale cartaceo.
Infine, è consigliabile che la liberatoria contenga una frase che attesti che il soggetto ha letto e compreso tutti gli elementi del documento e che ha avuto la possibilità di fare domande, e che includa i recapiti del fotografo o del titolare per eventuali comunicazioni. Per completezza e sicurezza giuridica, soprattutto per usi commerciali, occorre ricordare che la formulazione deve essere adattata al contesto normativo del paese in cui le immagini verranno usate e che la liberatoria ideale va fatta rivedere da un professionista legale per garantire la piena efficacia e conformità alla legge locale.
Esempio di Liberatoria utilizzo immagini
LIBERATORIA PER L’UTILIZZO DELL’IMMAGINE
Tra:
Nome e Cognome del/lla Rilasciatario/a (Fotografo/Produttore/Ente): [Nome Rilasciatario]
Indirizzo: [Indirizzo Rilasciatario]
di seguito denominato/a “Rilasciatario”
e
Nome e Cognome del/lla Soggetto Ritratto/a: [Nome Soggetto]
Indirizzo: [Indirizzo Soggetto]
Data di nascita: [Data di nascita] (se minorenne indicare qui le generalità del genitore/tutor)
di seguito denominato/a “Rilasciato/a”
1. Oggetto
Il/La Rilasciato/a autorizza il/la Rilasciatario/a, in maniera irrevocabile, universale e gratuita/ dietro compenso di € [importo] (se applicabile), all’utilizzo delle proprie immagini fotografiche, riprese video e materiale audiovisivo (di seguito “Immagini”) realizzate in occasione di: [Descrizione evento/sessione] in data [Data].
2. Diritti concessi
Il/La Rilasciato/a concede al Rilasciatario, a titolo non esclusivo/esclusivo (barrare la voce applicabile), il diritto di utilizzare, riprodurre, pubblicare, distribuire, esporre, trasmettere, adattare, modificare e sfruttare le Immagini in ogni forma e mezzo conosciuto o futuro, compresi ma non limitati a stampa, internet, social media, televisione, materiale promozionale, pubblicitario e archivio, in ambito territoriale: mondiale, per la durata: perpetua/limitata fino al [data].
3. Cessione e sublicenza
Il/La Rilasciato/a autorizza il Rilasciatario a cedere, concedere in licenza o trasferire i diritti sopra indicati a terzi, senza necessità di ulteriore consenso o compenso.
4. Rinunce e diritti morali
Il/La Rilasciato/a dichiara di non avanzare pretese economiche o di altro genere per l’uso consentito delle Immagini come previsto in questa liberatoria. Fatto salvo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di diritti morali, il/lla Rilasciato/a acconsente alla eventuale modifica, ritocco o adattamento delle Immagini.
5. Dichiarazioni e garanzie
Il/La Rilasciato/a dichiara di essere maggiorenne e pienamente titolare dei diritti relativi alla propria immagine o, in caso di minore, che il sottoscritto genitore/tutore legale esercita la potestà e autorizza quanto previsto nella presente liberatoria. Il/La Rilasciato/a garantisce che il consenso reso è libero, non vincolato da accordi precedenti che ne impediscano l’utilizzo e che non vi sono diritti di terzi che possano ostacolare l’utilizzo delle Immagini come consentito.
6. Trattamento dei dati personali
Il/La Rilasciato/a presta il proprio consenso al trattamento dei dati personali connessi alle Immagini e alle informazioni anagrafiche per le finalità connesse all’utilizzo delle Immagini medesime, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile.
7. Manleva
Il/La Rilasciato/a si impegna a manlevare e tenere indenne il Rilasciatario da qualsiasi rivendicazione, danno, spesa o responsabilità derivante da una violazione delle dichiarazioni e garanzie rese con la presente.
8. Revoca
La presente autorizzazione è revocabile solo nei limiti previsti dalla legge; la revoca non pregiudica l’uso delle Immagini già effettuato legittimamente prima della ricezione della revoca stessa.
9. Legge applicabile e foro competente
La presente liberatoria è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia inerente alla validità, interpretazione ed esecuzione del presente atto, le parti eleggono quale foro competente esclusivo il Foro di [Città].
10. Accettazione
Con la firma qui apposta, il/lla Rilasciato/a dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente tutte le clausole della presente liberatoria.
Luogo e data: [Luogo], [Data]
Firma del/la Rilasciato/a: _______________________________
Nome in stampatello: [Nome Soggetto]
Se il/la Rilasciato/a è minorenne:
Nome del genitore/tutore legale: [Nome Genitore/Tutore]
Firma del genitore/tutore: _______________________________
Firma del Rilasciatario: _______________________________
Nome in stampatello: [Nome Rilasciatario]
Testimone (opzionale):
Nome: [Nome Testimone]
Firma: _______________________________