Proiettare un film in pubblico richiede l’autorizzazione formale di chi detiene i diritti, per tutelare organizzatori e autori ed evitare contestazioni o sanzioni. Questa guida spiega cos’è la liberatoria di proiezione, quando è necessaria, quali elementi deve contenere e come ottenerla da produttori, distributori o altri aventi diritto, con indicazioni pratiche per cineforum, festival, scuole ed eventi occasionali. L’obiettivo è aiutarti a organizzare proiezioni in regola, chiarendo differenze tra uso privato e pubblico e i rapporti con eventuali licenze per musiche e location. Le informazioni fornite sono di carattere generale e non sostituiscono la consulenza legale.
Come scrivere una Liberatoria proiezione film
Una liberatoria per la proiezione di un film è, in sostanza, una licenza di comunicazione al pubblico dell’opera audiovisiva. Per essere solida dal punto di vista giuridico e operativamente utilizzabile, deve prima di tutto identificare con precisione le parti coinvolte, indicando i dati legali completi del concedente, specificando se agisce quale produttore, avente causa o distributore con mandato, e dell’organizzatore dell’evento o dell’esercente che effettuerà la proiezione, comprensivi di denominazione, sede, codice fiscale/partita IVA, recapiti e referente operativo. È fondamentale che il concedente dichiari espressamente la propria titolarità o legittimazione a concedere i diritti sul film e che garantisca la piena disponibilità dei diritti necessari ai fini specifici della proiezione, chiarendo l’eventuale catena dei diritti e i limiti derivanti da contratti preesistenti o finestre di sfruttamento.
L’oggetto dell’autorizzazione deve essere definito in modo puntuale: titolo originale e titolo localizzato, anno di produzione, durata, versione autorizzata (originale, doppiata, sottotitolata), eventuali tagli o edizioni speciali, oltre al perimetro tecnico della copia che verrà messa a disposizione, come formato (DCP, file digitale, Blu‑ray), risoluzione, aspect ratio, frame rate, sistema audio e lingua dei sottotitoli. Se si utilizza un DCP cifrato, la liberatoria deve contemplare la gestione delle KDM, indicando i server autorizzati, i relativi certificati o serial number, il periodo di validità delle chiavi, i contatti per l’assistenza e l’emissione di chiavi di test per il collaudo prima dell’evento. È utile specificare tempi e modalità di delivery del materiale, eventuali controlli qualità e la procedura per la sostituzione in caso di copia difettosa, con obblighi di custodia, non duplicazione, watermarking e restituzione o cancellazione a fine utilizzo.
Il cuore del documento è l’ambito dei diritti concessi. Deve essere esplicitato che si tratta di autorizzazione alla comunicazione al pubblico mediante proiezione, precisando il carattere theatrical o non theatrical dell’evento, l’eventuale natura educativa o istituzionale, la tipologia di accesso (gratuito o a pagamento), il luogo preciso della proiezione con indirizzo e capienza, il territorio coperto, il numero massimo di proiezioni consentite, le date e gli orari, nonché ogni limite su repliche, eventi all’aperto o spazi non convenzionali. È opportuno chiarire sin dall’inizio che sono escluse dalla licenza tutte le forme di sfruttamento ulteriori non espressamente autorizzate, come lo streaming, la trasmissione in diretta o differita, la registrazione della proiezione, l’on‑demand o la comunicazione via reti elettroniche, salvo consenso scritto separato. Quando la proiezione include contenuti pre‑show o post‑show, trailer, extra o Q&A con riprese, occorre dire se tali elementi sono compresi, in che limiti e con quali materiali approvati.
Sul piano dei diritti d’autore e connessi, la liberatoria deve distinguere quali compensi sono coperti dal concedente e quali restano a carico dell’organizzatore. In Italia, di regola, i compensi di gestione collettiva per la comunicazione al pubblico, in particolare quelli amministrati da SIAE per le musiche e, se del caso, gli eventuali diritti connessi, restano in capo all’organizzatore, che dovrà adempiere agli obblighi di rendicontazione e pagamento dei borderò secondo i regolamenti vigenti. È utile inserire una clausola che precisi che l’autorizzazione non esonera dall’ottenimento di ulteriori permessi eventualmente richiesti per elementi non ricompresi nell’opera (ad esempio marchi o opere artistiche esposte nel luogo di proiezione), e che non comporta rinunce ai diritti morali dell’autore, con conseguente divieto di tagli, oscuramenti, inserzioni pubblicitarie o qualsiasi alterazione dell’integrità dell’opera, salvo approvazione scritta. Collegata a questo aspetto è la disciplina dei crediti: la liberatoria dovrebbe imporre il rispetto di titoli di testa e di coda e prevedere il modo in cui devono essere riportati i crediti e gli avvisi di copyright nei materiali promozionali.
Per la comunicazione e la promozione, il documento dovrebbe autorizzare l’uso limitato di materiali ufficiali, come poster, trailer, still fotografici e sinossi, definendone fonti, formati e vincoli qualitativi, indicando se è consentito l’uso di loghi, se e come è possibile menzionare sponsor o partner dell’evento, ed escludendo messaggi fuorvianti o associazioni non autorizzate. Spesso il concedente richiede approvazione preventiva delle creatività e può imporre restrizioni su canali e portata della promozione, soprattutto in presenza di finestre di sfruttamento ancora aperte in altri mercati; queste condizioni vanno rese trasparenti, inclusi eventuali divieti di pubblicità su media di massa o geolimitazioni dei contenuti promozionali online.
Le condizioni economiche devono risultare cristalline, specificando se il corrispettivo è un forfait, una percentuale sugli incassi con o senza minimo garantito, oppure una combinazione, con dettagli su base di calcolo, commissioni, eventuali cap sui costi, scadenze di pagamento, penali per ritardato pagamento, modalità di fatturazione e trattamento fiscale applicabile. È buona prassi chiarire a chi competono i costi tecnici e logistici, come noleggio sala e proiettore, trasporto della copia fisica, emissione KDM, diritti SIAE, assicurazione e personale. In caso di revenue share, è opportuno prevedere obblighi di rendicontazione, diritto di audit e tempi entro cui trasmettere borderò, report di biglietteria e presenze.
Sotto il profilo delle garanzie e responsabilità, il concedente dovrebbe dichiarare che la concessione non viola diritti di terzi e manlevare l’organizzatore da pretese connesse a difetti nella titolarità dei diritti sul film, mentre l’organizzatore dovrebbe garantire il rispetto delle limitazioni pattuite, l’adozione di misure anti‑camcording e di prevenzione della pirateria ragionevoli, l’osservanza delle normative di sicurezza del luogo dell’evento e l’ottenimento di tutte le licenze pubbliche necessarie. È opportuna una clausola di limitazione di responsabilità che escluda danni indiretti e stabilisca un tetto massimo di esposizione, salvo dolo o colpa grave, insieme a un regime assicurativo che copra responsabilità civile verso terzi e danni ai supporti forniti. Vanno contemplate le ipotesi di forza maggiore, con disciplina su rinvii, riprogrammazioni, rimborsi e validità delle KDM, e va definito cosa accade in caso di malfunzionamenti tecnici non imputabili alle parti, compresa la sostituzione della copia e l’eventuale riduzione del corrispettivo.
È importante anche disciplinare i profili regolatori e di compliance: eventuali limiti di età secondo la classificazione dell’opera devono essere rispettati e comunicati al pubblico, con obbligo dell’organizzatore di applicare i controlli in accesso; se la proiezione avviene all’aperto o in luoghi atipici, vanno richiamate le autorizzazioni comunali, le norme su capienza e impatto acustico e gli adempimenti in materia di sicurezza e prevenzione incendi. Qualora l’evento preveda raccolta di dati del pubblico per prenotazioni o attività promozionali, è utile specificare che tale trattamento avverrà sotto la responsabilità dell’organizzatore, con obblighi di conformità al GDPR e divieto di trasferire dati al concedente se non strettamente necessario e lecito.
Sotto il profilo della durata e della cessazione, la liberatoria deve indicare un periodo di validità ben definito, i casi di recesso o risoluzione per inadempimento, gli effetti della cessazione con l’immediata interruzione di ogni proiezione e ritiro dei materiali promozionali, nonché eventuali penali per proiezioni non autorizzate o oltre i limiti concordati. È opportuno stabilire l’inefficacia di modifiche non scritte, la non esclusività della licenza salvo patto contrario, il divieto di sub‑licenza o cessione senza consenso, le regole sulla riservatezza delle condizioni economiche e la legge applicabile con foro competente o meccanismi di risoluzione alternativa delle controversie.
Infine, un aspetto spesso trascurato riguarda il controllo qualità e il decoro dell’evento: la liberatoria può prevedere standard minimi di proiezione e audio, divieti di sovrapporre loghi o overlay, disciplina sull’intervallo o sull’eventuale inserimento di messaggi istituzionali, e la facoltà del concedente di effettuare verifiche o inviare un rappresentante. La chiarezza su questi punti, insieme a una descrizione esatta dell’evento e dei limiti di utilizzo, rende la liberatoria realmente efficace, riduce il rischio di contestazioni e tutela sia il valore dell’opera sia l’organizzatore che la porta al pubblico. Per casi particolari come maratone, rassegne tematiche, proiezioni scolastiche o benefiche, è consigliabile dettagliare sin dall’inizio le peculiarità operative ed economiche, evitando di presumere che la gratuità dell’accesso equivalga all’assenza di diritti, perché l’autorizzazione resta necessaria e le condizioni vanno comunque formalizzate.
Esempio di Liberatoria proiezione film
LIBERATORIA PER PROIEZIONE DI OPERA AUDIOVISIVA (FILM)
Tra
– Titolare dei diritti (Licenziante): ______________________________
Indirizzo: ____________________________________________________
P. IVA/C.F.: __________________________________________________
Referente: __________________ Email: ____________ Tel: ________
e
– Organizzatore/Espositore (Licenziatario): ______________________
Ente/Società: _________________________________________________
Indirizzo: ____________________________________________________
P. IVA/C.F.: __________________________________________________
Referente: __________________ Email: ____________ Tel: ________
Premesse
a) Il Licenziante dichiara di essere titolare (o avente diritto) dei diritti necessari alla pubblica proiezione dell’opera di seguito indicata.
b) L’Organizzatore intende proiettare l’opera esclusivamente nell’ambito e alle condizioni della presente liberatoria.
Dati dell’opera
– Titolo originale: _____________________________________________
– Titolo italiano: ______________________________________________
– Regia/Autori principali: ______________________________________
– Anno: ______ Durata: ______ min Formato: DCP / Blu-ray / File / Altro: ______
– Versione: ITA / OV con sottotitoli ITA / Altro: __________________
– Aspect ratio: ______ Audio: ______ Sottotitoli: sì/no __________
Evento e proiezioni autorizzate
– Denominazione evento/rassegna: _______________________________
– Luogo della proiezione (sala/indirizzo): ________________________
– Comune/Provincia/Stato: ______________________________________
– Capienza sala: ______ posti Numero schermi: ______
– Date e orari proiezioni autorizzate: ____________________________
______________________________________________________________
– Ingresso: gratuito / a pagamento Prezzo medio biglietto: € _____
– Numero massimo proiezioni autorizzate: ______
Si conviene e stipula quanto segue
1) Oggetto e licenza
1.1 Il Licenziante concede all’Organizzatore, che accetta, licenza non esclusiva, non trasferibile e limitata a quanto indicato, per la pubblica proiezione dell’opera alle date/luoghi sopra specificati.
1.2 Sono esclusi ogni altro sfruttamento (TV, streaming, on demand, download, copie, comunicazione al pubblico ulteriore).
1.3 È vietata qualsiasi modifica, taglio, sovrimpressione o manipolazione dell’opera senza consenso scritto del Licenziante.
2) Durata, territorio e calendario
2.1 La licenza ha validità dal ___/___/_____ al ___/___/_____ limitatamente al territorio e alle sedi indicate.
2.2 Eventuali variazioni di data/luogo devono essere previamente autorizzate per iscritto dal Licenziante.
3) Corrispettivi e pagamenti
3.1 Compenso per la/e proiezione/i: € __________ + IVA (se dovuta) oppure
Ripartizione incassi: ____% incasso lordo/netto sala (barrare), minimo garantito € ______.
3.2 Termini di pagamento: entro ___ giorni data fattura / fine evento. Penale di mora: ____% mensile.
3.3 Dati fatturazione e IBAN Organizzatore: _______________________
3.4 Eventuali spese aggiuntive (spedizioni, KDM, assicurazione trasporto, dazi): a carico di ____________.
4) Oneri SIAE e diritti connessi
4.1 Tutti gli oneri per diritti d’autore e diritti connessi (SIAE, SCF/NUOVO IMAIE ove applicabili) relativi alla pubblica esecuzione sono a carico dell’Organizzatore.
4.2 L’Organizzatore si impegna alla presentazione del borderò e al pagamento dei compensi entro i termini di legge, manlevando il Licenziante da pretese di terzi.
5) Materiali di proiezione
5.1 Consegna formato: DCP/BR/File (specificare) __________________.
5.2 Finestra KDM (se DCP cifrato): dal ___/___/_____ ore ____ al ___/___/_____ ore ____ (fuso orario).
5.3 Consegna entro il: ___/___/_____ tramite ____________________.
5.4 Restituzione entro ___ giorni dalla proiezione finale, nelle condizioni originarie. Rischi e costi di trasporto a carico di ____________.
5.5 L’Organizzatore è responsabile di smarrimento/danneggiamento dei materiali dal ricevimento alla restituzione.
6) Standard tecnici e sicurezza
6.1 Proiezione in impianto conforme agli standard tecnici del formato fornito (se DCP: conformità DCI), con personale qualificato.
6.2 È vietata qualsiasi duplicazione, conversione, ingest non autorizzato, copia su server esterni non protetti o fuori dalle finestre KDM.
6.3 L’Organizzatore adotta misure anti-pirateria (vigilanza, divieto registrazioni, controllo accessi).
7) Promozione e materiali
7.1 L’Organizzatore può utilizzare, esclusivamente per promuovere l’evento, titolo, sinossi breve, trailer, still, poster e loghi forniti o autorizzati dal Licenziante, con obbligo di corretta attribuzione dei crediti.
7.2 Qualsiasi uso commerciale ulteriore richiede approvazione scritta del Licenziante.
8) Classificazione, accessibilità e conformità
8.1 L’Organizzatore rispetta classificazioni/limitazioni di età vigenti e segnala eventuali contenuti sensibili secondo normativa locale.
8.2 Se previsti, garantisce l’uso di sottotitoli, audiodescrizioni o altri ausili forniti, senza alterazioni.
8.3 L’Organizzatore osserva tutte le leggi e regolamenti applicabili in materia di sicurezza, agibilità, capienza, fiscalità, privacy.
9) Cancellazione, rinvio e forza maggiore
9.1 In caso di cancellazione da parte dell’Organizzatore con preavviso inferiore a ____ giorni, è dovuta una penale pari a € ______ o ____% del compenso.
9.2 Nessuna parte è responsabile per inadempimenti dovuti a forza maggiore (es. eventi naturali, atti d’autorità, interruzioni servizi). In tali casi le parti cooperano per riprogrammare; in difetto, si rimborsano somme per prestazioni non godute, al netto dei costi vivi documentati.
10) Responsabilità e manleva
10.1 L’Organizzatore mantiene idonea copertura assicurativa RCT per l’evento.
10.2 L’Organizzatore manleva e tiene indenne il Licenziante da pretese di terzi derivanti da uso non conforme, violazione di obblighi fiscali/amministrativi o da fatti imputabili all’Organizzatore.
10.3 Il Licenziante garantisce di detenere i diritti necessari alla presente licenza, nei limiti indicati.
11) Diritti morali e integrità dell’opera
11.1 Restano salvi i diritti morali degli autori e ogni indicazione di credito dovrà essere mantenuta.
11.2 È vietata ogni interruzione pubblicitaria all’interno dell’opera, salvo obblighi di legge.
12) Dati personali
12.1 Le parti trattano i dati personali esclusivamente per finalità connesse all’esecuzione del presente accordo, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679.
12.2 Referenti privacy: Licenziante __________________; Organizzatore __________________.
13) Risoluzione
13.1 In caso di grave inadempimento non sanato entro ___ giorni da diffida scritta, la parte adempiente potrà risolvere il contratto, fatto salvo il risarcimento del danno.
14) Legge applicabile e foro competente
14.1 Legge applicabile: ________________________________.
14.2 Foro esclusivo: ___________________________________.
15) Varie
15.1 L’accordo costituisce l’integrale intesa tra le parti e sostituisce ogni precedente intesa scritta o orale sul medesimo oggetto.
15.2 Modifiche e integrazioni sono valide solo per iscritto.
15.3 La nullità di una clausola non invalida le restanti.
15.4 Comunicazioni a mezzo email/PEC: Licenziante ____________; Organizzatore ____________.
Allegati
– A) Scheda tecnica e requisiti formato
– B) Materiali promozionali autorizzati
– C) Calendario proiezioni e finestra KDM (se applicabile)
– D) Tariffario/criteri incasso
Luogo e data: ______________________
Il Licenziante
_________________________________
Nome e qualifica: _________________
L’Organizzatore
_________________________________
Nome e qualifica: _________________
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., l’Organizzatore dichiara di approvare specificamente le clausole: 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13, 14, 15.
Firma Organizzatore: _____________________ Data: ___/___/_____