La ricevuta per acconto di denaro è un documento pratico e probatorio che attesta la consegna di una somma anticipata rispetto a una prestazione, vendita o contratto, utile sia in ambito privato sia professionale. Questa guida spiega a cosa serve la ricevuta, quando è opportuno rilasciarla e quali accortezze adottare per garantirne la validità legale e fiscale, sottolineando l’importanza di indicare chiaramente le parti coinvolte, l’importo, la causale e la data, nonché di conservarne copia. Comprendere correttamente come redigerla e conservarla riduce il rischio di contestazioni e aiuta a mantenere trasparenza nei rapporti economici.
Come scrivere una Ricevuta per acconto di denaro
Una ricevuta per acconto di denaro deve fornire, in modo chiaro e univoco, tutte le informazioni necessarie a identificare le parti, la natura dell’operazione, l’oggetto del pagamento e le condizioni fiscali e contabili che ne derivano. In primo luogo occorre indicare data e luogo di emissione; questi dati stabiliscono temporalmente l’avvenuto incasso e sono fondamentali per la registrazione contabile e per eventuali verifiche fiscali. Devono essere riportati i dati anagrafici e fiscali completi del soggetto che emette la ricevuta (denominazione o nome e cognome, forma giuridica se si tratta di impresa, indirizzo, partita IVA e/o codice fiscale) e del soggetto che effettua il pagamento (nome e cognome o ragione sociale, indirizzo, codice fiscale/partita IVA), in modo che le responsabilità e gli adempimenti fiscali risultino chiaramente attribuibili.
La ricevuta deve specificare espressamente che si tratta di un “acconto” o “anticipo” e descrivere con precisione la prestazione o la fornitura a cui l’acconto si riferisce: indicare il tipo di servizio o bene, il riferimento a un contratto, a un ordine o a una fattura preliminare (numero e data se già esistenti) consente di collegare l’importo versato alla prestazione finale e di evitare contestazioni. L’importo ricevuto va indicato sia in cifre sia in lettere per eliminare ambiguità; se la transazione è eseguita in valuta diversa dall’euro, deve essere specificata la valuta e, se rilevante, il cambio applicato per la conversione. Nel caso in cui l’operazione preveda l’applicazione dell’IVA, la ricevuta deve riportare l’aliquota IVA applicata, l’importo imponibile e l’ammontare dell’imposta; se l’acconto è soggetto a ritenuta d’acconto o ad altri oneri fiscali a carico del percettore o del committente, la ricevuta dovrebbe evidenziare la ritenuta applicata (aliquota e importo) e indicare l’importo netto effettivamente incassato. È buona prassi indicare anche il saldo residuo dovuto, ovvero la differenza tra l’importo totale concordato per la prestazione e la somma degli acconti già versati, così da rendere immediatamente leggibile la posizione contabile delle parti.
La modalità di pagamento va descritta con precisione: contante, bonifico bancario (in questo caso riportare l’identificativo della operazione o gli estremi dell’ordine di pagamento/banca), assegno (con numero e banca emittente), carta o altro mezzo. Se il pagamento è stato effettuato tramite bonifico o altro ordine elettronico, inserire l’eventuale riferimento di CRO/ID transazione facilita le verifiche e la riconciliazione contabile. La ricevuta deve essere numerata progressivamente e conservare un riferimento identificativo interno (numero di ricevuta), elemento essenziale per la tenuta dei registri e per l’archiviazione. È necessario che la ricevuta porti la firma del soggetto che attesta l’avvenuto incasso; nei casi digitali, la firma elettronica qualificata o altra forma di sottoscrizione digitale conforme alla normativa vigente svolge la medesima funzione probatoria.
Vanno altresì considerati gli obblighi formali accessori: l’eventuale apposizione della marca da bollo quando prevista dalla normativa per documenti aventi determinate caratteristiche e importi, l’indicazione di eventuali esenzioni o regimi particolari (ad esempio regime forfettario, reverse charge, operazioni esenti), e la specificazione del numero di copie rilasciate. Nel caso in cui la tipologia giuridica o fiscale del percettore imponga l’emissione di una fattura per gli acconti ricevuti (come avviene per operatori soggetti ad IVA), la “ricevuta” per acconto deve essere sostituita o integrata da una fattura proforma o da una fattura d’acconto che riporti gli estremi fiscali completi secondo le regole previste per la fatturazione elettronica o cartacea; in ogni caso la documentazione deve consentire la corretta registrazione temporale e fiscale dell’operazione.
Infine, per ragioni di prova e di buona gestione, la ricevuta dovrebbe contenere eventuali clausole o note che chiariscano patti particolari relativi all’acconto, come la condizione risolutiva, le penali in caso di recesso, i termini per il saldo e l’indicazione di riferimenti contrattuali aggiuntivi. Tutte queste informazioni, presentate in modo comprensibile e non contraddittorio, rendono la ricevuta uno strumento valido sia per la contabilità sia per la tutela dei diritti delle parti coinvolte.
Esempio di Ricevuta per acconto di denaro
RICEVUTA PER ACCONTO
Ricevuta n.: ______________________
Luogo: ____________________________
Data: _____________________________
1) Soggetto che rilascia la ricevuta (Ricevente)
Nome / Ragione sociale: _______________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: __________________________________
Indirizzo: ___________________________________________________
Telefono / e-mail: _____________________________________________
2) Soggetto che versa l’acconto (Versante)
Nome / Ragione sociale: _______________________________________
Codice fiscale / Partita IVA: __________________________________
Indirizzo: ___________________________________________________
Telefono / e-mail: _____________________________________________
3) Dati dell’operazione
Importo ricevuto: € ________________________ (in cifre)
Importo ricevuto (in lettere): ___________________________________________
Causale: _______________________________________________________________
Contratto / Preventivo / Fattura n.: _______________________________________
Data del contratto/preventivo/fattura: _____________________________________
4) Modalità di pagamento
Contanti ☐ Assegno n. ___________ rilasciato da: _______________________
Bonifico bancario – CRO/ID operazione: ___________________________________
Altro (specificare): ___________________________________________________
5) Saldo
Totale dovuto: € ______________________ (se applicabile)
Acconto ricevuto: € ___________________
Saldo residuo: € ______________________
Termine/Modalità pagamento saldo: _______________________________________
6) Note aggiuntive: _______________________________________________________
________________________________________________________________________
Dichiaro di aver ricevuto la somma indicata a titolo di acconto per la causale sopra riportata e di rilasciare la presente ricevuta.
Luogo e data: ___________________________
Firma del ricevente: _____________________________
(Nome e cognome / Timbro aziendale)
Firma del versante: _____________________________
Ricevuta rilasciata in n. copie: __________
(una copia per il ricevente, una per il versante)