La scheda di accettazione di smartphone e tablet per riparazione è un documento operativo che il centro di assistenza può utilizzare per registrare la consegna del dispositivo e le informazioni relative alla richiesta del cliente. Consente di identificare il bene, annotare il difetto riferito, le condizioni esteriori e gli accessori ricevuti e documentare la presa in carico.
Il modello non è un formulario nazionale generalmente obbligatorio e non sostituisce il preventivo, le condizioni del servizio o l’informativa privacy. È opportuno chiarire prima di procedere i costi, i tempi e l’ambito dell’intervento autorizzato. La scheda di presa in carico va inoltre distinta dal modulo europeo di informazioni sulla riparazione, che il riparatore può fornire al consumatore prima del contratto e che, se utilizzato, deve rispettare i requisiti previsti.
Fac simile Scheda accettazione smartphone e tablet per riparazione Word
Di seguito è disponibile il fac simile Word della scheda di accettazione, da personalizzare con i dati del centro e del cliente e con le informazioni specifiche sul dispositivo e sull’intervento. Prima della firma, verificate che siano indicati con chiarezza i costi e che l’autorizzazione del cliente corrisponda all’attività che il centro è autorizzato a svolgere.
Esempio Scheda accettazione smartphone e tablet per riparazione
SCHEDA DI ACCETTAZIONE SMARTPHONE E TABLET PER RIPARAZIONE
DATI DEL CENTRO DI RIPARAZIONE
Denominazione: [DENOMINAZIONE]
Indirizzo: [INDIRIZZO]
Telefono: [TELEFONO]
E-mail: [E-MAIL]
DATI DEL CLIENTE
Nome e cognome / Denominazione: [NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE]
Indirizzo: [INDIRIZZO]
Telefono: [TELEFONO]
E-mail: [E-MAIL]
DATI DEL DISPOSITIVO
Tipo di dispositivo: [SMARTPHONE / TABLET]
Marca: [MARCA]
Modello: [MODELLO]
Colore: [COLORE]
Numero di serie: [NUMERO DI SERIE]
IMEI, se presente: [IMEI]
ACCESSORI CONSEGNATI
[ACCESSORI CONSEGNATI]
DIFETTO SEGNALATO DAL CLIENTE
[DESCRIZIONE DEL DIFETTO]
CONDIZIONI ESTERIORI DEL DISPOSITIVO AL MOMENTO DELLA CONSEGNA
[DESCRIZIONE DELLE CONDIZIONI ESTERIORI E DI EVENTUALI DANNI VISIBILI]
RIPARAZIONE RICHIESTA
[DESCRIZIONE DELLA RIPARAZIONE RICHIESTA]
ANNOTAZIONI DEL CENTRO DI RIPARAZIONE
[ANNOTAZIONI]
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME DEL CLIENTE] consegna al centro di riparazione sopra indicato il dispositivo descritto nella presente scheda per la riparazione richiesta.
Luogo: [LUOGO]
Data: [DATA]
Firma del cliente per consegna del dispositivo
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Firma dell’incaricato del centro di riparazione per ricezione
____________________________________
Come compilare il modello Scheda accettazione smartphone e tablet per riparazione
Compilate la scheda indicando i dati del centro che riceve il dispositivo e quelli del cliente o della persona che lo consegna. Inserite soltanto i recapiti necessari per gestire la pratica e ricontattare il cliente. Se il centro usa anche il modulo europeo di informazioni sulla riparazione, dovrà riportare in quel documento le informazioni previste, compresi i dati identificativi e di contatto richiesti.
Registrate la data di presa in carico e, se utile per la tracciabilità interna, un numero di pratica. Identificate il dispositivo specificando tipo, marca e modello; aggiungete il numero di serie o l’IMEI quando siano pertinenti e necessari a distinguerlo. Non raccogliete identificativi ulteriori senza una ragione collegata alla gestione della riparazione.
Descrivete il difetto separando ciò che riferisce il cliente da quanto il personale ha effettivamente osservato o verificato. Se non è stata ancora eseguita una diagnosi, indicate il problema come segnalazione e non come causa accertata. Annotate anche le condizioni esteriori visibili, gli eventuali danni preesistenti e gli accessori consegnati, usando descrizioni precise e verificabili.
Nel campo relativo alla riparazione richiesta precisate se la scheda riguarda la sola diagnosi oppure anche un intervento già definito. Prima di iniziare un’attività a pagamento, comunicate in modo chiaro il prezzo o i criteri per calcolarlo, gli eventuali limiti di spesa e i tempi previsti. Se il costo non è determinabile in anticipo, è opportuno concordare un prezzo massimo e chiarire che eventuali interventi o spese ulteriori richiedono una nuova approvazione del cliente.
Se la diagnosi è a pagamento, indicatene il costo prima di eseguirla e specificate se viene detratto dal prezzo della riparazione soltanto quando tale modalità è stata concordata. Il modulo europeo, se fornito dal riparatore, è gratuito, fatta salva la possibilità di addebitare i costi necessari di una diagnosi dopo averne informato il consumatore. Le condizioni indicate nel modulo europeo restano ferme per 30 giorni, salvo accordo per un periodo più lungo.
Non fate coincidere una firma generica con un’autorizzazione indistinta a qualsiasi intervento. Fate risultare se il cliente autorizza la sola diagnosi o la riparazione entro i limiti concordati e come verrà richiesta l’approvazione in caso di costi aggiuntivi. La firma documenta la consegna e la ricezione del dispositivo; consegnate al cliente una copia leggibile della scheda.
Per la tutela dei dati, non inserite nel modulo ordinario password, PIN o credenziali dell’account. Valutate modalità tecniche che limitino l’accesso ai dati personali del dispositivo a quanto necessario per l’intervento. Quando vengono raccolti dati personali del cliente, fornite l’informativa privacy pertinente e descrivete il trattamento in base alle attività effettivamente svolte; il consenso non deve essere presentato come automaticamente necessario per ogni trattamento connesso alla riparazione.
Infine, tenete presente che questa scheda non determina da sola se la riparazione rientri nella garanzia legale. Se il cliente segnala un difetto coperto dalla responsabilità di conformità, la scheda del riparatore non sostituisce la procedura e i diritti da esercitare nei confronti del venditore. Copiate e conservate la documentazione secondo le finalità e gli obblighi applicabili.