La ricevuta di pagamento affitto è un documento che il locatore (proprietario dell’immobile) rilascia all’affittuario (inquilino) per attestare che è stato effettuato il pagamento del canone di affitto. Questo documento serve come prova di pagamento ed è utile sia per il locatore che per l’affittuario per tenere traccia dei pagamenti effettuati.
Come scrivere una Ricevuta di pagamento affitto
Redigere correttamente una ricevuta di pagamento dell’affitto rappresenta un aspetto essenziale nel rapporto locatizio, poiché consente a entrambe le parti di avere un riscontro chiaro e documentato del versamento periodico del canone. Sebbene in molti casi i pagamenti vengano effettuati tramite bonifico bancario o altri sistemi tracciabili, predisporre una ricevuta per attestare l’incasso dell’affitto resta una buona pratica di trasparenza e tutela. Inoltre, in determinate circostanze, specialmente quando il pagamento avviene in contanti, il proprietario dell’immobile (locatore) è tenuto a rilasciare al conduttore (l’inquilino) una prova scritta che confermi l’avvenuto versamento del canone relativo al periodo di riferimento.
Per scrivere una ricevuta di affitto in modo completo e corretto, è opportuno iniziare con l’indicazione esplicita del documento che si sta redigendo, ad esempio con la dicitura “Ricevuta di pagamento del canone di locazione”. Questa intestazione ha una duplice funzione: da un lato rende immediatamente chiaro di che tipo di atto si tratta, dall’altro facilita l’individuazione della ricevuta qualora, in futuro, si dovesse procedere a controlli, verifiche o consultazioni di archivi di pagamento. Successivamente, va inserita la data di emissione del documento, includendo giorno, mese e anno. La data ha un’importanza centrale perché collega la ricevuta a un momento preciso, dando certezza legale e cronologica al pagamento.
A seguire, si passa all’identificazione delle parti. Normalmente, si tratta del locatore e dell’inquilino: è consigliabile riportare i loro dati anagrafici completi, con nome, cognome, indirizzo di residenza e, se necessario, codice fiscale. In caso di società o ente che dà in locazione l’immobile, occorre menzionare la denominazione completa, la sede legale e il numero di partita IVA. Questa sezione, dedicata alla corretta individuazione dei soggetti, è fondamentale per rendere inequivocabile la titolarità dei diritti e degli obblighi derivanti dal contratto di locazione. In tal senso, non fa differenza se la ricevuta viene redatta a mano o al computer: ciò che conta è che i dati siano inseriti con precisione e in modo facilmente leggibile.
Una volta specificati i soggetti, si passa a indicare l’immobile a cui la locazione si riferisce. Occorre citare l’indirizzo completo, comprensivo di via, numero civico, CAP, città e, in alcuni casi, la tipologia dell’immobile (ad esempio appartamento, box auto o locale commerciale). Questa parte serve a collegare il pagamento effettuato alla specifica unità immobiliare oggetto del contratto, evitando ambiguità soprattutto quando un locatore possiede o amministra più di un immobile. Dopo aver chiarito di quale bene immobile si tratta, è opportuno precisare il periodo di riferimento che il pagamento copre: può trattarsi di un mese, di più mensilità, di un trimestre o di un anno, a seconda degli accordi contrattuali. Indicare con esattezza la mensilità, ad esempio “canone riferito al mese di aprile 2025”, o “saldo canone trimestrale da aprile a giugno 2025”, aiuta a evitare incomprensioni sul termine temporale cui la somma di denaro corrisponde.
La parte cruciale della ricevuta concerne l’importo versato. È consigliabile riportare la cifra in cifre e in lettere, aggiungendo, laddove necessario, la valuta (generalmente euro, ma non si esclude che, in circostanze particolari, si possano utilizzare anche altre monete). La doppia indicazione (in numeri e parole) rafforza la chiarezza della ricevuta e riduce la possibilità di contraffazioni. Qualora il pagamento sia effettuato in contanti, è buona norma specificarlo con la frase “versato in contanti” o “ricevuto in contanti”. Se invece avviene tramite assegno, bonifico o altra modalità, è opportuno precisare la forma del pagamento (ad esempio “ricevuto tramite bonifico bancario in data…”), così da avere un aggancio formale alla tracciabilità.
Un dettaglio spesso non considerato è l’imposta di bollo: la legge italiana prevede che, in determinati casi, sulle ricevute di importo pari o superiore a una certa soglia (77,47 euro) debba essere apposto un contrassegno telematico (una volta si usava la marca da bollo) del valore di 2 euro. Tuttavia, se il contratto di locazione è soggetto a cedolare secca, il locatore è esonerato dal pagamento dell’imposta di bollo sulla ricevuta, purché vi sia esplicita menzione nel contratto stesso. Non tutti i contratti godono di questa agevolazione, perciò è importante verificare la propria situazione fiscale o consultare un professionista per evitare irregolarità.
Al termine della descrizione di tutti i dati essenziali, si appone la firma del locatore, ossia di colui che rilascia la ricevuta e che attesta di aver incassato l’affitto. Spesso, soprattutto se si vuole conferire ulteriore trasparenza al documento, il conduttore controfirma come presa visione, ma non è obbligatorio. Inserire la formula “per ricevuta” oppure “io sottoscritto dichiaro di aver ricevuto in data odierna l’importo di…” può fornire una maggior forza probatoria al testo. In ogni caso, è sempre consigliabile redigere la ricevuta in duplice copia originale, così che locatore e inquilino ne conservino un esemplare ciascuno, firmato e datato.
Sul piano della validità, è irrilevante che la ricevuta venga prodotta al computer, su carta semplice o su un modello prestampato: l’unico requisito cruciale è che i dati riportati siano completi, accurati e verificabili. In caso di smarrimento, è bene sapere che, se il pagamento risulta tracciato (ad esempio tramite bonifico), la prova dell’operazione può essere rintracciata negli estratti conto bancari. Tuttavia, la ricevuta assume un valore aggiunto in sede di eventuali contestazioni, poiché testimonia in modo diretto la volontà del locatore di riconoscere come saldato il canone per il periodo indicato. Per maggiore sicurezza, è opportuno conservare la documentazione relativa ai versamenti dell’affitto per l’intera durata del rapporto locatizio e per un certo periodo successivo, tutelandosi da possibili controversie che potrebbero insorgere anche a distanza di tempo.
Esempio di Ricevuta di pagamento affitto
Io sottoscritto/a [Nome e Cognome del locatore], nato/a a [Luogo di nascita] il [Data di nascita], residente in [Indirizzo completo], Codice Fiscale [Codice Fiscale], dichiaro di aver ricevuto in data [gg/mm/aaaa] dal Sig./Sig.ra [Nome e Cognome dell’inquilino], nato/a a [Luogo di nascita] il [Data di nascita], residente in [Indirizzo completo], Codice Fiscale [Codice Fiscale], la somma di euro [Importo in cifre] (in lettere: [Importo in lettere]) a titolo di pagamento del canone di locazione relativo al periodo [specificare il mese o l’intervallo temporale], per l’immobile sito in [indirizzo e/o descrizione dell’immobile, ad esempio “Via… n… – Comune di…”].
Il pagamento è stato effettuato mediante [specificare la modalità di pagamento: contanti, bonifico bancario con estremi, assegno n. …, ecc.]. Con la presente ricevuta, si attesta che l’importo è stato interamente versato e che il locatore non ha ulteriori pretese per il periodo indicato.
Luogo e data [Città], [gg/mm/aaaa]
Firma del locatore
(Nota: per importi superiori a 77,47 euro è necessario apporre una marca da bollo di 2,00 euro sulla ricevuta, in base alla normativa vigente in materia di imposta di bollo.)